Les outils informatiques et leurs usages

  DATE DE CREATION : 02/06/2007 Les outils informatiques et leurs usages   L'informatique tient une place de plus en plus importante dans la vie privée et dans la vie professionnelle. L'information et le numérique sont au cœur de la société moderne et il est difficile d'échapper aux offres marketing des outils qui envahissent le quotidien. Pour échapper à la pression de l'information, les individus tentent de se relaxer dans les SPA, les salles de sport ou les endroits exotiques mais oublient de laisser leurs portables à la maison !

 

 Dans cette société où l'information est stratégique pour agir, comment garantir l'accès à l'information dans le temps à travers l'utilisation des bons outils ?  Pour répondre à la question posée, prenons l'exemple de l'utilisation de la messagerie dans l'entreprise. Avant l'ère "Internet", les messageries de type MEMO ont commencé à remplacer l'usage du téléphone dans les échanges asynchrones entre personnes. Les rapports papiers ont été progressivement remplacés par des documents bureautiques et ces derniers se sont échangés via MEMO. Les échanges sur les projets et les décisions se faisaient dans des réunions où les personnes étaient présentes physiquement. Les sites d'informations n'existant pas encore, l'information était limitée au périmètre de travail du collaborateur et les décisions ou orientations stratégiques redescendaient par le canal hiérarchique. Le volume d'information à gérer étant peu important, une mauvaise gestion de l'information en termes d'organisation, de classement ou autre stockage ne prêtait pas à conséquence.  Avec l'arrivée d'Internet, les outils et les sources d'information se sont multiplié, les échanges qui s'effectuaient précédemment en réunion se sont progressivement transposés dans la messagerie, les supports documentaires de toutes sortes en termes de contenus et de formats ont été joints à des messages dans les mails. Les volumes de données ont explosé et les sources de communication aussi. Les offres d'outils se multipliant, chaque changement est devenu une source de problème pour la relecture des données et des  documents anciens. Conséquence directe, rechercher les informations relatives à un sujet devient très compliquer car ces dernières sont éparpillées dans des formats différents (doc, ppt, xls, txt, pdf, etc…) dans des outils différents (messagerie, disque local, disques partagés, espaces collaboratifs de différentes natures, etc…).

 

 Aujourd'hui, les outils qui permettent de lire une même information sur des supports physiques différents se multiplient et le problème identifié ci-dessus ne fait que s'amplifier. 'n' supports différents (PC personnel, PC Portable, clé USB, disque partagés, espaces communautaires, assistant personnel, téléphone, téléphone intelligent, console, etc…), 'n' formats différents, 'n' versions différentes. Quels outils faut-il utiliser pour garantir une bonne gestion dans le temps de l'information dont nous avons besoin et pour garantir la communication de ces informations à nos interlocuteurs concernés ?  Soit, on installe un moteur de recherche type "Google" sur tous ses outils et on le laisse répondre aux interrogations pour retrouver l'information recherchée. Encore faut-il pouvoir installer l'outil sur tous ces supports et savoir poser la bonne question !  Soit, on structure l'information en la dématérialisant de son format et de son outil d'origine dans un format neutre pour être capable de la conserver dans le temps et de la retrouver aisément.  Soit, on combine les 2 solutions, la deuxième évoquée puis la première et on s'assure de la réplication des données sur tous les supports utilisés en limitant le nombre de ceux-ci. Résister à la tentation des offres marketing sans cesse renouvelées (en termes de type d'offres et de renouvellement de l'offre dans le temps) permettra de garantir une bonne efficacité de la gestion des informations.

 © Thierry BEL